Les fonctionnalités
de Sil'Age

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Moderne

Sil'Age est un outil résolument moderne conçu en partenariat avec des établissements dans un souci de répondre parfaitement à leurs besoins.

Intuitif

Une attention particulière a été portée à la convivialité et à la simplicité d'utilisation pour permettre à tout type de public de prendre rapidement en main l'application. Ainsi, la navigation dans Sil'Age est facile et intuitive.

Evolutif

En constante évolution, Sil'Age s'enrichit de nouvelles fonctionnalités en fonction des demandes des établissements, en gardant toujours comme ligne de conduite, le respect des besoins des utilisateurs et la simplicité.

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La gestion du dossier usager

Le dossier de l'usager est organisé par thème pour vous permettre d'accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin :

  • les données administratives
  • les informations sur la famille et les modalités de visite
  • le parcours scolaire et / ou professionnel
  • les informations juridiques, les modalités de prise en charge
  • le dossier santé...

Plusieurs fonctionnalités sont liées au dossier usager comme la gestion documentaire, l'agenda ou encore la gestion de l'habillement et de l'argent de poche.

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L'agenda

L'agenda permet d'associer des événements à un usager, à un / plusieurs service(s), à un / plusieurs employés ou à tout votre établissement selon vos besoins. 

Vous créez la typologie des événements pour coller à votre fonctionnement interne et pouvez consulter le planning par mois  / semaine  / jour / service / types d'événement. Les contacts et organismes de l'annuaire peuvent également être reliés à un événement.

Chaque usager dispose de son propre agenda personnel consultable directement depuis sa fiche principal.

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Le cahier de liaison

Conçu sous forme de blog, il permet de composer facilement des messages (avec la possibilité d'exécuter une mise en forme sur le texte), de les affecter à un ou plusieurs usagers, un ou plusieurs services.

Les messages peuvent être écrits en plusieurs temps grâce aux brouillons et une fois publiés, des commentaires peuvent y être ajoutés.

On dispose d'une vue centrale où tous les messages sont consultables et d'une vue accessible depuis la fiche de l'usager recensant uniquement les messages auxquels cet usager a été associé.

Un système de verrouillage automatique permet d'empêcher la modification / suppression d'un message au-delà du temps défini par l'établissement, il reste possible d'ajouter des commentaires.

Les droits d'accès (lecture, écriture, modification) peuvent bien sûr être définis pour chaque personne

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La gestion documentaire

Vous pouvez stocker, consulter et gérer tous les documents relatifs à un usager. Tous les types de document (Word ©, Excel ©, fichiers PDF, images, vidéos...) sont autorisés.

Vous créez vous-même l'arborescence des dossiers permettant le stockage de ces documents et vous naviguez dans cette arborescence aussi facilement que dans votre explorateur de fichiers.

5
Un annuaire centralisé

Enfin un annuaire centralisé qui permet de trouver rapidement les coordonnées des contacts et des institutions avec lesquels vous travaillez régulièrement !

L'annuaire est  accessible depuis son module spécifique mais aussi partout dans l'application dès lors qu'un contact ou un organisme est associé à un élément (médecin, établissement scolaire, juge...)

Les types de contact et d'organisme sont personnalisables par les établissements et on peut créer des liens entre les contacts et les organismes.

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Facturation

Vous créez des factures soit à partir des éléments de l'agenda (détection des durées d'absence s) soit depuis les éléments de déclarations de présence.

Grâce à la possibilité de sélection de séjours, vous pouvez générer des factures rétro-actives individuelles.

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Suivi des présences

Vous saisissez les états de présences pour les usagers de l'établissement et disposez d'un circuit de validation de ces déclarations sur 2 niveaux. Une fois les éléments validés, vous pouvez exporter les informations recueillies pour les exploiter en vue de la facturation ou de statistiques.

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Etats & statistiques

Vous disposez de différents états sur les usagers (fiche complète, trombinoscope..) et les diverses fonctionnalités de Sil'Age (argent de poche, assistants familiaux, annuaire, agenda...). Ils peuvent être filtrés selon plusieurs critères et sont exportables sous plusieurs formats (PDF, Word, Open Office...).

Les statistiques sont organisées par thème (activités, effectifs, admissions...) et peuvent être consultées soit directement dans l'application (version HTML), soit exportées dans un autre format (PDF, Excel, Open Office...).

Pour que vous soyez autonome dans la création de vos statistiques, nous proposons également un système de requêteurs. Organisés autour de 3 axes (les séjours en cours, les entrées et les sorties), ils permettent de créer des fichiers Excel (ou CSV) en positionnant des filtres et en choisissant les données à exporter. Chaque axe propose des critères de filtre particuliers et des données spécifiques. Une fois le fichier généré, vous effectuez les statistiques voulues.

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L'enfance, la jeunesse avec hébergement

Vous disposez d'outils permettant la gestion de comptes d'argent de poche et d'habillement en personnalisant les typologies de dépenses et assurant une traçabilité des opérations saisies.

Dans le cas d'accueil de fratries, le logiciel vous permet de relier les fiches les unes avec les autres et de mutualiser les informations saisies sur les uns et les autres.

Sil'Age propose également une gestion des assistantes familiales : fiche individuelle fournissant les informations nécessaires sur l'agrément, les places disponibles... et historisation et typologie des accueils d'usagers.

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L'adolescent et adulte en suivi extérieur

Dans le cadre de l'accompagnement vers l'autonomie, nous proposons les outils suivants :

  • gestion des logements : fiche détaillée du logement, historisation des affectations usager
  • gestion budgétaire personnelle de l'usager : définition de ses ressources et des charges selon leur périodicité propre pour favoriser la prise en main de sa gestion budgétaire par l'usager
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L'accueil de famille

Vous pouvez créer des liens entre plusieurs usagers (fratrie, parent-enfants). Chacun dispose des informations spécifiques à sa prise en charge individuelle. Lors de l'ajout d'un document au dossier d'un usager, vous pouvez directement l'enregistrer dans le dossier des membres de sa famille.

Vous pourrez procéder à une comptabilisation individuelle et/ou famille pour répondre à vos besoins spécifiques au niveau statistiques et facturation.

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Tableau de bord en page d'accueil

La page d'accueil de Sil'Age est organisée sous la forme d'un tableau de bord constitué de gadgets (blocs d'information tirée des fonctionnalités du logiciel).

Parmi eux, on trouvera des informations sur le suivi des usagers (dates d'échéance des mesures et bilans, de la CMU, des vaccins, des anniversaires, derniers documents ajoutés...), sur le cahier de liaison, les prochains événements de l'agenda, le suivi des assistants familiaux...

Ce tableau de bord est personnalisable par les utilisateurs autorisés à le faire ce qui contribue à l'appropriation de l'outil par tous les salariés.

2
Personnalisation fonctionnelle

Plusieurs éléments de l'application Sil'Age vous permettent de personnaliser votre application :

  • personnalisation des listes déroulantes utilisées à divers endroits (typologie des mesures, des motifs d'accueil / de sortie, types d'événement de l'agenda...)
  • définition des arborescences documentaires disponibles dans le logiciel
  • création des rôles et de leurs droits d'accès
  • possibilité de créer un ou plusieurs établissements et leurs services
  • tableau de bord par profil (cf chapitre précédent)
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Choisir ses couleurs !

La personnalisation de Sil'Age est également possible sur les aspects graphiques :

  • chaque établissement peut choisir une couleur de thème par défaut
  • chaque utilisateur peut sélectionner le thème qu'il souhaite utiliser et modifier sa photo de profil (visible dans la messagerie interne notamment)
  • les utilisateurs personnalisent leur tableau de bord